1- فیلمهای مستند ارسالی باید تولید فروردین 1393 به بعد بوده، در دوره گذشته شرکت داده نشده و در قطع DV، DVC، HD و Full HD تولید شده باشند.
2- هر یک از این فیلمها میبایست جهت بازبینی بصورت مستقل، بر روی یک حلقه DVD به انضمام پنج قطعه عکس از "صحنه فیلم" و "کارگردان" روی لوح فشرده ارسال شوند.
توجه: آثار ارسالی بر روی DVD میبایست با فرمت قابل پخش در دستگاه DVD ضبط شده و فایلهای دیتا مطابق با استانداردهای سیستم عامل ویندوز باشد.
3- مشخصات فیلم و فیلمساز به طور کامل بر روی DVD نوشته شود.
4- زمان فیلم بر اساس سه گزینه «کوتاه»، «نیمهبلند»، «بلند»، بصورت دقیق مشخص شود؛ درغیراینصورت و پس از ثبت فیلم در دبیرخانه، امکان تغییر بخش میسر نخواهد بود.
5- اسامی کارگردانان مشترک یک فیلم و سایر مشخصات آنها بصورت کامل و با فاصله –خط تیره- آورده شوند.
6- کلیه فیلمها میبایست دارای زیرنویس انگلیسی باشند؛ در غیر اینصورت و در زمان پذیرش فیلم، امکان حضور در بخش بینالملل و بازار فیلم جشنواره را نخواهند داشت.
7- دبیرخانه جشنواره هیچ مسئولیتی در قبال آسیب احتمالی ناشی از ارسال نامطلوب آثار از جانب شرکتکنندگان را ندارد.8
8-لازم است حداکثر 7 روز پس از اعلام اسامی برگزیدگان، نسخه اصلی نمایش فیلم به دفتر جشنواره واصل شود؛ در غیر اینصورت فیلم از بخش مسابقه حذف خواهد شد.
9-فیلمهای برگزیده میبایست به صورت فایل دیتا با یکی از فرمتهای MP4- AVI- MXF- MPEG2- MOV با کیفیت H.264 بر روی هارد دیسک یا Flash Memory، Blu-ray، DVD9 بطور استاندارد و قابل اجرا بر روی سیستم عامل ویندوز (windows) به دبیرخانه جشنواره ارائه شوند.
-10نسخههای DVD ارائه شده به دبیرخانه جشنواره، به منظور استفاده پژوهشگران در "بانک فیلم" مرکز نگهداری خواهد شد.
11-ستاد جشنواره مجاز به استفادهی 3 تا 5 دقیقه از آثار منتخب جشنواره برای موارد تبلیغی و اطلاعرسانی است.
12-دعوت از میهمانان شهرستانی بخش مسابقه براساس مقررات جشنواره انجام میشود.
13-هرگونه مسئولیت درخصوص مسائل تبلیغی و حقوقی فیلم که برمبنای اطلاعات فرم صورت میگیرد، بهعهده امضاءکنندگان فرم است.
15- -14در صورت تخصیص جایزه جشنواره در یک رشته به بیش از یک نفر، جایزه نقدی بطور مشترک اهدا میشود.
-15نسخه اصلی نمایش فیلمهای برگزیده مستندسازان شهرستانی از طریق پست سفارشی عودت داده میشود و مستندسازان تهرانی هم میتوانند به دبیرخانه جشنواره مراجعه نمایند.